Lista gości i zaproszenia
Jak zebrać dane gości bez ciągłego przypominania
Lista gości weselnych rzadko pozostaje zwykłym zbiorem nazwisk. Przy jednej osobie brakuje adresu e-mail, inna musi jeszcze potwierdzić osobę towarzyszącą, a ktoś kolejny przesyła poprawkę w wiadomości, o której później trzeba pamiętać.
Gdy te dane są rozproszone po czatach, notatkach i arkuszach kalkulacyjnych, ustalenie, która wersja jest aktualna, staje się zaskakująco trudne.
Prosty sposób zbierania danych zapewnia jedną wiarygodną listę gości — bez ciągłego proszenia o brakujące informacje.
Ustalcie, czego potrzebujecie teraz, a co może poczekać
Zacznijcie od informacji, których naprawdę potrzebujecie, aby zidentyfikować każdego gościa i się z nim skontaktować. W przypadku większości wesel będą to imię i nazwisko, adres e-mail oraz jednoznaczna informacja, kogo obejmuje zaproszenie.
Później możecie potrzebować dodatkowych danych, ale zbieranie wszystkiego naraz niepotrzebnie komplikuje proste zadanie, jakim jest stworzenie listy gości.
Zbierzcie teraz
Imię i nazwisko E-mail Kogo obejmuje zaproszenie
Zbierzcie później
Wybór posiłku Informacje o diecie Transport Noclegi
Proście o informacje wtedy, gdy stają się potrzebne. Krótka pierwsza prośba ułatwia gościom odpowiedź, a wam — kontrolowanie, jakich danych jeszcze brakuje.
Pozwólcie gościom uzupełnić brakujące dane
Nie musicie znać wszystkich nazwisk, adresów e-mail ani danych osób towarzyszących, zanim zaczniecie tworzyć listę gości. Jeśli czegoś brakuje, pozwólcie gościom samodzielnie uzupełnić informacje.
Krótki formularz danych gościa jest zwykle prostszym rozwiązaniem niż kontaktowanie się z każdą osobą na różnych czatach. Niech prośba będzie zwięzła i wyjaśnia, do czego potrzebujecie tych informacji.
Przygotowujemy listę gości na nasze wesele i będzie nam bardzo miło, jeśli do nas dołączycie. Prosimy o wypełnienie tego krótkiego formularza, abyśmy przed wysłaniem zaproszeń mieli poprawne imiona, nazwiska i dane kontaktowe.
Sprawdźcie otrzymane dane, zanim uznacie je za ostateczne. Ludzie popełniają literówki, podają zdrobnienia albo nie rozumieją, o jakie informacje są proszeni.
Pozostawcie możliwość zmiany danych osoby towarzyszącej
Gość może wiedzieć, że przyjdzie z osobą towarzyszącą, zanim zdecyduje, kto dokładnie nią będzie. Nie każcie mu odkładać podania wszystkich pozostałych informacji tylko dlatego, że jeden szczegół nie jest jeszcze ustalony.
Partner lub partnerka wskazana z imienia i nazwiska
Już uwzględniona
Osoba już wymieniona z imienia i nazwiska w zaproszeniu.
Osoba towarzysząca
Wybrana później
Zaproszony gość może sam zdecydować, kogo ze sobą przyprowadzi.
Prośba o dodatkowego gościa
Jeszcze nieuwzględniona
Osoba, którą gość chciałby przyprowadzić, choć nie została uwzględniona w zaproszeniu.
Wyznaczcie termin dopiero wtedy, gdy naprawdę potrzebujecie ostatecznych informacji, na przykład przed potwierdzeniem liczby osób w miejscu wesela lub u firmy cateringowej.
Nie musicie samodzielnie zajmować się każdą poprawką
Listy gości się zmieniają. Ktoś aktualizuje adres e-mail, inna osoba potwierdza swojego partnera lub partnerkę, a krewny potrzebuje pomocy w uzupełnieniu danych.
Wyraźnie upoważnijcie jedną lub dwie zaufane osoby do pomocy, zwłaszcza jeśli dobrze znają część gości.
Poprawiajcie dane Sprawdzajcie niepełne informacje Pomagajcie bliskim Sprawdzajcie zgłoszenia gości
Najpierw ustalcie zasady zapraszania, aby wszystkie osoby pomagające przy liście podejmowały spójne decyzje.
Jedna aktualna lista gości
Jedna lista gości. Jedna aktualna wersja.
JoinOurDay pozwala samodzielnie dodawać gości lub zbierać ich dane przez link Quick Invite, sprawdzać zgłoszenia przed dodaniem do listy, zarządzać informacjami o osobach towarzyszących i wysyłać zaproszenia, gdy przestrzeń weselna będzie gotowa.
Możecie też przyznać dostęp administratora zaufanej osobie, aby opieka nad listą gości nie spoczywała tylko na jednej osobie.
Zmiany na liście gości są nieuniknione. Nie chodzi o to, aby zapobiec każdej poprawce, lecz by zawsze wiedzieć, gdzie znajdują się aktualne informacje.